Rejsevejledning
|
NR. R1 |
Rejsevejledning i Sunds IF |
Version: 2 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Ansvarlig: Sportsudvalget |
|
Dato: 16/1 2020 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Rejsevejledning i Sunds IF
I henhold til foreningens rejsepolitik skal alle ungdomsspillere mindst én gang i ungdomstiden tilbydes at deltage i en udlandsrejse. Det tilstræbes, at to årgange rejser sammen for både drenge og piger. (se afsnittet om kommende rejser)
Formålet med en udlandsrejse er at give spillerne en sportslig og social oplevelse, der rækker videre, end den man oplever til daglig i klubben.
Sportsudvalget har ansvaret for rejseaktiviteterne, herunder godkendelse af rejseaktivitet og alle økonomiske forhold omkring rejsen.
Rejsen finansieres dels med indsamlede midler og dels med en passende egenbetaling på mindst kr. 500,- pr. spiller. De enkelte afdelinger har mulighed for at indtjene penge i foreningens navn (se afsnittet om indtjeningsmuligheder og appendiks vedr. indtjeningsaktiviteter).
Rejseudvalg / forældrehjælp
Til planlægning af rejsen nedsættes et rejseudvalg bestående af 2-3 forældre fra hver af de to årgange, der skal rejse sammen. Sportsudvalget tager initiativ til information og opstart af rejseudvalg i afdelingerne.
Rejseudvalget skal nedsættes i god tid og gerne 2-3 år før rejsen gennemføres. Herved kan udvalget være afdelingen behjælpelig med at involvere spillere og forældre i de indtjeningsmuligheder, som afdelingen bliver tilbudt.
For at få afstemt forventningerne til rejsemål og rejsetidspunkt er det vigtigt, at trænerne er med i det indledende planlægningsarbejde. Når de overordnede rammer er besluttet, kan trænerne overlade det videre arbejde til rejseudvalget.
Rejseudvalget er ansvarlig for, at forældrene får den nødvendige information omkring rejsen, herunder afholdelse af et forældremøde.
Trænerne skal så vidt muligt deltage i rejsen, mens rejseudvalget ikke nødvendigvis selv rejser med. Det kan dog kraftig anbefales, at der er nogle medrejsende forældre til at hjælpe trænerne med praktiske opgaver under selve turen. Sårbare børn bør altid være ledsaget af forældre.
Indtjeningsmuligheder
Som tidlige nævnt har de enkelte afdelinger mulighed for at tjene penge til rejsen, ved at udføre arbejde i foreningens navn. Sunds IF Event skaffer mange indtægtsgivende aktiviteter til klubben, bl.a. serveringsopgaver ved arrangementer i MCH. Sportsudvalget har ansvaret for at tilbyde disse opgaver til de afdelinger, der skal på en udlandsrejse inden for en overskuelig fremtid. Afdelingerne bliver også tilbudt opgaver, hvor børnene deltager i arbejdet, så som uddeling af Sunds IF Update og byfestfolder , lodsedler mv. (Se appendiks vedr. Indtjeningsaktiviteter). For nogle indtjeningsopgaver bliver en på forhånd aftalt procentdel af de indsamlede midler overført til fælleskassen. Resten bliver udbetalt som et tilskud og indsat på de pågældende afdelingers rejsekonti.
Hvis en afdeling på eget initiativ skaffer indtjeningsmuligheder, skal disse aktiviteter altid godkendes af sportsudvalget inden igangsætning.
Det er ikke muligt for de enkelte rejseudvalg selv at søge privatfonde i foreningens navn. Sådan en ansøgning skal gå gennem sportsudvalget, der så behandler og sender ansøgningen underskrevet med formandens underskrift.
Med nogle års mellemrum kan klubben søge DBU's Ungdomsfond om tilskud til en aktivitet, der skal fastholde ungdomsspillere, typisk en udlandsrejse. I 2015 var Sunds IF blandt de 50 klubber, der hver modtog kr. 10.000,-. Der kan kun søges til én specifik rejse og der skal indsendes et budget. Kontakt sportsudvalget for at høre, om det er relevant at sende en ansøgning. Ansøgningsfristen er den 15. februar det pågældende år. Det vil altid være sportsudvalget, der sender den endelige ansøgning til DBU.
Bestilling af rejse
De fleste udenlandske fodboldturneringer ligger i påskedagene og i sommerferien, men der er efterhånden også mange gode og populære turneringer i efterårsferien. Generelt kan man sige, at der er størst deltagelse af udenlandske hold i de turneringer, der ligger i påsken og i sommerferien. I de fleste europæiske lande holder skolerne ikke lukket i uge 42.
Rejsemålet skal naturligvis stå i et rimeligt forhold til den forventede indtjening, ellers bliver egenbetalingen uforholdsmæssig høj. Italien og Spanien er naturligvis dyrere end f.eks. Holland. Bliver egenbetalingen for høj, kan det resultere i, at nogle familier må fravælge rejsen.
Inden bestilling af en rejse vil det være en god idé at indhente tilbud fra flere rejsearrangører og sammenligne dem på parametre som: Pris, turneringsform, indkvarteringsmuligheder, transport og mulighed for udflugter og andre oplevelser. I nogle tilfælde får man rabat, hvis man bestiller rejsen i god tid.
I efterårsferien kan der være rene danske turneringer, hvor man evt. skal betale et ekstra gebyr, hvis man ønsker at spille en venskabskamp mod et lokalt hold.
I Danmark findes der flere rejseselskaber, som alle har stor erfaring med at arrangere fodboldrejser/fodboldcups i udlandet.
Nedenfor er oplistet de fire største danske aktører:
· Euro-Sporting · Danish Sports Travel A/S · SportConcept International · Profil Rejser Konceptet, de tilbyder, ligner i nogen grad hinanden og man kan ikke umiddelbart anbefale et selskab frem for de tre andre. Sunds IF har erfaring med alle fire rejseselskaber og i de seneste år har klubben deltaget i følgende udlandsrejser:
Rejsebudget / regnskab
De midler, som en afdeling tjener ved at løse opgaver for klubben, bliver bogført på årgangens rejsekonto. Denne konto må ikke forveksles med afdelingens normale regnskab, hvor afdelingen får indsat et tilskud pr. spiller fra kontingentpengene.
Rejseudvalget kan rekvirere en udskrift af afdelingens rejsekonto enten hos sportsudvalget eller direkte hos klubbens kasserer. De to årgange, der skal rejse sammen, har hver deres rejsekonto. Når turen skal betales og gøres op bliver de to konti lagt sammen.
En spiller kan ikke deltage i udlandsrejsen, hvis vedkommende er i kontingent restance. Der skal inden afrejse være betalt kontingent for udendørssæsonen i det halvår, hvori udlandsrejsen foregår.
Inden bestilling af en udenlandsrejse skal der være udarbejdet et foreløbigt budget som sendes til godkendelse i sportsudvalget.
Ud over selve rejsens pris inkl. transport skal der budgetteres med forplejning på udrejsen og hjemrejsen. Mange rejser er desuden kun med halvpension, og der skal således budgetteres med frokost. Disse omkostninger kan reduceres væsentligt, hvis man beder forældrene om at bage pizzasnegle, pølsehorn, boller og kage til udrejsen. Medrejsende forældre vil ofte være behjælpelige med fælles indkøb til frokost under turneringen.
Det er Sunds IF's holdning, at lederne ikke selv skal have omkostninger forbundet med afdelingens udlandsrejse. Foreningen giver ikke et direkte tilskud til lederbetaling, men af de indsamlede midler for arbejde i foreningens navn skal der afsættes penge til betaling af rejseomkostninger for (maks.) to ledere pr. hold i afdelingen. Kassereren skal løbende have fakturaer tilsendt og sørger for rettidig betaling til rejseselskab m.fl. I nogle tilfælde skal der betales et kontant depositum i forbindelse med indkvartering. Der er mulighed for at låne af klubben til dette formål, således at lederne ikke selv skal lægge pengene ud.
Medrejsende forældre og søskende betaler den fulde pris. I nogle tilfælde kan forældrene med fordel selv stå for transport og indkvartering.
Senest 4 uger efter rejsen sendes det endelige regnskab til sportsudvalget og klubbens kasserer. Husk at alle bilag vedr. rejsen skal sendes til kassereren for bogføring og afstemning.
Kommende rejser
Hvert år vil sportsudvalget tage et servicetjek på antal spillere i de årgange, der skal rejse sammen, for sikre, at rejsen kan gennemføres med et passende antal spillere.
Appendiks vedr. indtjeningsaktiviteter
Som nævnt i afsnittet om indtjeningsmuligheder styres alle indtjeningsaktiviteter af sportsudvalget. Nedenfor er oplistet de faste opgaver, som klubben pt. kan tilbyde. Overskuddet fra de faste opgaver, bliver i de fleste tilfælde udbetalt 100 % til den afdeling, der har fået opgaven. Alle faste opgaver tilbydes afdelingerne 1-2 år før afrejsetidspunktet. Dette gælder også serveringsopgaver i MCH (se næste side). Alle afdelinger får hermed de samme indtjeningsmuligheder. Det tilstræbes, at de to afdelinger, der rejser sammen, er fælles om opgaverne. Sportsudvalget er ansvarlig for, at kassereren får den nødvendig information om hvilke årgange, der har udført opgaven og hvorledes de indtjente midler skal fordeles.
Faste indtjeningsopgaver:
1) Sunds IF har en sponsoraftale med Vestjylland Forsikring. I denne aftale er vi forpligtet til årligt at formidle 40 kundeemner. Hvert år er et nyt rejseudvalg sat på denne opgave med at finde 40 kundeemner i afdelingens netværk (forældre, venner, naboer etc.) For hvert aftalt besøg betaler Vestjylland Forsikring 250 kr., uanset om kunden køber forsikring eller ej. Dette beløb tilfalder afdelingen. Hvis kunden bliver helkunde betales yderlige 250 kr. pr. kunde. Dette beløb overføres til fælleskassen. Aftalen med Vestjylland Forsikring løber foreløbig frem til 2016.
2) Klubben køber 750 skrabelodder af FCM for 16 kr. pr. stk. = 12.000,- kr. Vi sælger dem for 25 kr. pr. stk. og har således en fortjeneste på 9 kr. Det er VIGTIGT, at alle skrabelodder bliver solgt, da vi ikke kan returnere ikke solgte lodder til FCM.
Serveringsopgaver i MCH / Boxen
MCH benytter lokaler sportsklubber til serveringsopgaver, når der er tale om meget store arrangementer. Antallet af hjælpere som Sunds IF bliver tilbudt at stille med, varierer fra gang til gang. Start- og sluttidspunkt afhænger af arrangementet, men man møder typisk ind mellem kl. 15.00 - 16.00 og er der til kl. 22.00. Ofte skal MCH bruge et vist antal hjælpere, som kan fortsætte indtil kl. 02.00
Typiske serveringsopgaver i MCH / Boxen:
Af indtjeningen går 50 % til afdelingen og 50 % til fælleskassen.
Der er ikke tale om faste opgaver, og nogle gange skal vi vælge imellem to forskellige arrangementer. Ud over ovennævnte eksempler, bliver vi ind i mellem tilbudt ad hoc serveringsopgaver, hvor vi skal give besked med kort varsel (først-til-mølle-princippet).
Til hvert arrangement sender MCH en vejledning med angivelse af mødetidspunkt, mødested og påklædning. Der er normalt angivet et mødetidspunkt for en kontaktperson fra hver klub. Kontaktpersonen skal medbringe en navneliste (sørg for at have mobilnummer registreret på alle hjælpere).
Kniber det med at skaffe det nødvendige antal forældre må søskende og venner gerne deltage i serveringsopgaver. Alle skal være over 18 år.
Oplysninger om antal hjælpere og erlagte timers mailes til sportsudvalget/kassereren senest 2 dage efter arrangementet. Kassereren sender på baggrund heraf en faktura til MCH senest 5 dage efter arrangementet og fordeler indtjeningen iht. til retningslinjer angivet ovenfor.
Eksempler på øvrige indtjeningsaktiviteter
Fruehøj Slagter (salg af kødvarer). Dette bliver sandsynligvis en fast aktivitet i maj måned for fremtidige rejseudvalg. Indtjeningen går 100 % til rejseudvalget.
Cykelrally ifm. byfesten. Dette bliver måske en ny aktivitet under byfesten fra og med 2016. Indtjeningen vil gå 100% til rejseudvalget.
HUSK, at sportsudvalget skal informeres, hvis afdelingen selv bliver tilbudt en indtjeningsmulighed. Rejseudvalgene må ALRIG selv opsøge lokale virksomheder for sponsorater til rejser. Kontakten til lokale virksomheder foretages alene af Sunds IF's sponsorudvalg, og disse sponsorater går næsten altid til fælleskassen eller øremærkede formål, som kommer hele klubben til gavn. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
